Adieu Büro? Home-Office, mobiles Arbeiten und der Digital Workplace

In vielen Jobs braucht man außer einem Laptop oder Tablet und Smartphone nicht mehr viel. Der feste Schreibtisch – mit den sich darauf stapelnden Aktenordnern – wird immer seltener. Und immer mehr Beschäftigte formulieren den Wunsch nach einem flexibleren Arbeitsort, auch außerhalb des angestammten Büros. Mit den technischen Möglichkeiten des Digital Workplace rückt dieser für Beschäftigte in erreichbare Nähe.

Die Arbeit im Home-Office verspricht eine ruhige und vertraute Atmosphäre. Außerdem bringt sie Beschäftigten mehr Flexibilität in Bezug auf Arbeitsweise, Arbeitsplatz und Familie. Je nach Unternehmen kann die Herangehensweise ganz unterschiedlich sein. Unternehmen können Home-Office Plätze dauerhaft oder flexibel für einige Tage in der Woche oder im Monat anbieten. „Home“ bedeutet dabei nicht zwingend „zu Hause“. Wir fassen den Begriff mittlerweile etwas breiter: Der Eine richtet sein Büro in den eigenen vier Wänden ein. Ein Anderer ist vielleicht ständig unterwegs und arbeitet mit Laptop und Smartphone vom Zug oder Hotel aus.

In Bezug auf die Arbeitszeiten können einige Firmen auf das übliche 9to5 bestehen, während andere den Mitarbeitern ihren eigenen Rhythmus einräumen – vorausgesetzt das Arbeitspensum und die Stunden werden abgeglichen. Wichtig beim Home-Office ist, den Kontakt zu den Kollegen nicht zu verlieren. Hier können regelmäßige Treffen im Unternehmen, soziale Firmennetzwerke oder Videokonferenzen helfen.

Und, wo arbeitest du heute? Mit dem Digital Workplace hast du die Wahl

Spezielle Digital Workplace-Software zielt darauf ab, Zusammenarbeit und Informationsaustausch dezentral und standortübergreifend zu gestalten. Digital Workplace heißt: Jeder Mitarbeiter hat einen personalisierten Zugang zu einem Unternehmensportal. Dort findet er alle relevanten Informationen und digitalen Arbeitsprozesse. Die Kommunikation läuft über eigene Collaboration-Anwendungen. In virtuellen Projektgruppen wird Wissen ausgetauscht. Teamwork kann dadurch jenseits von Abteilungs- oder Ortsgrenzen stattfinden.

Ob damit in Zukunft jeder seine Büroarbeit irgendwo am Strand verrichtet, ist zwar fraglich. Für die Einbindung von Mitarbeitern im Home-Office oder auch unterwegs im Außendienst bietet das jedoch eine wertvolle Unterstützung.

Arbeitnehmer können sich so zum Beispiel Zeit für den Arbeitsweg sparen und gleichzeitig Familie und Beruf besser vereinbaren. Arbeitgeber wiederum profitieren von Einsparpotentialen. Zum Beispiel braucht beim Desk-Sharing nicht mehr jeder Angestellte einen eigenen Schreibtisch mitsamt sonstiger Büroausstattung.

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Home-Office: in den Niederlanden schon ganz selbstverständlich

In den Niederlanden gibt es seit dem 1. Juli 2016 sogar ein Gesetz, das Beschäftigten ein Recht auf Home-Office einräumt. In dieser Sache haben unsere westlichen Nachbarn noch etwas Vorsprung. Denn in Deutschland ist die Arbeit in den eigenen vier Wänden noch nicht ganz so selbstverständlich. So wie Deutschland den Niederländern in Sachen Digitalisierung auf den Fersen ist, zieht die Entwicklung hierzulande höchstwahrscheinlich aber auch beim Home-Office bald nach.

Die Vorteile – genügend Selbstdisziplin und ein gesundes Vertrauensverhältnis vorausgesetzt – sind recht deutlich. Studien zeigen, dass Mitarbeiter, die sich ihren Arbeitsort selbst aussuchen können, deutlich motivierter sind. Und keineswegs abgelenkt und unproduktiv. Eine Online-Umfrage der Jobbörse Monster.de unter 1.003 Teilnehmern ergab: 88 Prozent der Beschäftigten sind der Ansicht, ihre Arbeit auch von zuhause aus adäquat erledigen zu können.

71 Prozent der Befragten geben zudem an, dass sie sich auch außerhalb des klassischen Büros oder Betriebs motivieren können – zum Beispiel bei der Arbeit in einem virtuellen Team. Ein weiteres Ergebnis der Umfrage: Im Home-Office entwickelt gut jeder Zweite sogar mehr kreative Ideen als im Büro.

Bewerber stellen immer öfter Frage nach Home-Office

Flexible Arbeitsmodelle sind attraktiv. Insofern verwundert es nicht, dass auch immer mehr Angestellte oder Bewerber Wert darauf legen. Arbeitgeber wiederum sollten das als Chance begreifen: mit einer modernen Arbeitskultur können sie sich von der Konkurrenz abheben und ihre Attraktivität für Bewerber steigern.

Die Studie „Bewerbungspraxis 2015“, die jährlich vom Centre of Human Resources Information Systems der Universität Bamberg durchgeführt wird, zeigt: Fast 86 Prozent der Befragten würden am liebsten bei einem Unternehmen arbeiten, das flexible Arbeitszeiten und Home-Office ermöglicht. Für etwa die Hälfte ist die Möglichkeit im Home-Office zu arbeiten sogar eine nötige Bedingung.

Home Sweet Home-Office – passt aber leider nicht zu jedem

Der Wunsch danach, von zu Hause aus arbeiten zu können, ist in Deutschland sehr ausgeprägt. Arbeitnehmer müssen sich jedoch auch die Frage stellen, ob es zu einem passt. Die Arbeit im Home-Office erfordert nämlich definitiv eine Umstellung. Die neugewonnenen Freiheiten bedeuten, dass der Arbeitnehmer selbst in der Pflicht ist, seinen Tag zu strukturieren.

Den Arbeitstag im Pyjama verbringen, das Mittagessen über der Laptop-Tastatur einnehmen oder nebenher Aufgaben im Haushalt erledigen? Keine gute Idee! So entsteht im schlimmsten Fall eine unproduktive Arbeitssituation, die langfristig unglücklich macht. Gerade bei der Arbeit zu Hause sollten daher Berufliches und Privates strikt getrennt werden.

Dazu gehören auch fest vereinbarte Arbeitszeiten, in denen andere Aufgaben und Ablenkungen abgeblockt werden. Um das zu schaffen, gilt es sich selbst zu organisieren, eigene Zeitpläne zu erstellen und vor allem auch einzuhalten. Familie und Freunde sollten darauf hingewiesen werden, dass man in dieser Zeit konzentriert arbeitet – auch wenn man zu Hause und theoretisch für jeden erreichbar ist. Diese klaren Grenzen sind vor allem im eigenen Interesse, denn ohne sie gibt es auch keinen echten Feierabend.

Arbeitnehmer sind beim Home-Office in der Pflicht: trennen Sie Privates und Berufliches!

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Sie wollen im Home-Office arbeiten? So überzeugen Sie den Chef

Sie wollen die Möglichkeit, im Home-Office zu arbeiten? Um Ihre Vorgesetzten zu überzeugen, müssen einige Voraussetzungen unbedingt erfüllt sein. Außerdem sollten Sie die „Unternehmens-Brille“ aufsetzen, wenn Sie Ihr Anliegen vortragen. Mit diesen Tipps verbessern Sie auf jeden Fall Ihre Chancen:

„Geht das überhaupt?“ Die richtigen Voraussetzungen schaffen

  1. Realitätsabgleich

Am Anfang der Überlegungen steht der Reality Check: Ist es in Ihrem Job überhaupt praktisch möglich, die Arbeit (teilweise) ins häusliche Arbeitszimmer zu verlagern? In einigen Branchen wird die Antwort leider meist „nein“ lauten. Verkäufer im Einzelhandel, Produktionsmitarbeiter oder Handwerker haben beim Thema Home-Office eher geringe Chancen.

In anderen Branchen dagegen gibt es viel Luft nach oben, zum Beispiel in Agenturen, bei präsenzverliebten Mittelständlern, vor allem auch in Behörden. Ist Ihr Job mit viel Bildschirmarbeit oder Reiseaufwand verbunden? Dann ist er prädestiniert fürs Home-Office. Für Vertriebler, IT-Entwickler oder Kreative ist (beziehungsweise wäre) der tägliche Gang ins Büro nicht mehr als eine Verkomplizierung ihrer Arbeit.

  1. Kommunikation

Auch im Home-Office müssen Sie unkompliziert erreichbar sein. Fragen, die man vorsichtshalber vorab klärt: Wie schnell ist meine Internetverbindung zuhause? Komme ich über ein Virtual Private Network in das Firmennetz? Bin ich per Videotelefonie erreichbar und mit Chef und Kollegen über das Social Intranet vernetzt?

  1. Passt das Office in‘s Home?

Es wird oft vergessen, ist aber – zumindest wenn Sie regelmäßig im Home-Office arbeiten wollen – ein wichtiger Punkt: Nicht jede Wohnung bietet sich als Arbeitsort an. Erlaubt Ihre Bleibe konzentriertes Arbeiten überhaupt? Gehen Mitbewohner ein und aus oder spielen die Nachbarskinder laut im Flur? Dann gehen Sie lieber in’s Büro. In einem Häuschen im Grünen oder zumindest einer ruhigen Nachbarschaft arbeitet es sich schon entspannter.

Die Einrichtung für das Arbeitszimmer steuerlich abzusetzen ist heute übrigens nicht mehr so leicht wie früher. Dieser Beitrag zeigt allerdings, wie Sie immer noch bis zu 1.250 Euro jährlich von der Steuer absetzen.

„What’s in for me?“ Zeigen Sie, dass auch das Unternehmen profitiert!

Setzen Sie vor dem Gespräch mit dem Chef unbedingt die Unternehmensbrille auf: Es geht nicht um Ihre persönlichen Befindlichkeiten, sondern den Profit des Unternehmens. Ihr Arbeitgeber interessiert sich nicht für den zu erziehenden Hund, die Balkonblumen oder den kränkelnden Goldfisch, den Sie im Auge behalten wollen. Argumentieren Sie ausschließlich mit ökonomischer Vernunft. Was hat das Unternehmen davon, wenn Sie im Home-Office arbeiten?

Klare Vorteile sind zum Beispiel:

  1. Zeit für die Arbeit statt für den Stau

In Deutschland gibt es immer mehr Pendler, die immer längere Strecken zurücklegen und immer länger im Stau stehen. Darauf wies eine DGB-Studie hin – Trendwende nicht in Sicht. In Stuttgart beispielsweise steht jeder Pendler 80 Stunden pro Jahr im Stau – unrühmlicher Rekord. Pendeln kostet Zeit und Kraft – und ließe sich vermeiden.

  1. Besser ausgeruht arbeitet es sich besser

Weniger pendeln heißt Sie können länger schlafen, später aufstehen und sich auch mittags noch mal für einen Powernap auf’s Ohr hauen. Das ist nicht nur schön für Sie, sondern erhöht auch Ihre Arbeits-Produktivität. Ausgeschlafene Mitarbeiter haben eine größere Konzentrationsfähigkeit und ein besseres Erinnerungsvermögen. Schlicht: sie sind fitter und leistungsfähiger.

  1. Money Makes the World Go Round

Geld ist meist das beste Argument. Bieten Sie also an, Ihr eigenes Equipment im Home-Office zu nutzen: PC, Laptop, Tablet, Smartphone. Für das Unternehmen sind damit weniger Kosten verbunden. Obendrein spart es übrigens auch Bürofläche, Strom, Wasser, Kaffee, Dienstwagen, Parkplätze…

  1. Immer erreichbar

Selbst im Büro spielt sich die Kommunikation weitgehend auf technologischer Ebene ab, via E-Mail, Telefon oder Messenger. Über diese Wege sind Sie auch im Home-Office erreichbar, der Unterschied ist also gar nicht so groß. Setzt Ihr Unternehmen auf einen Digital Workplace, sind auch alle Funktionen und Informationen bequem von zu Hause aus verfügbar. Und das Gespräch am Kaffeeautomaten? Ersetzt der Chat im Social Intranet.

  1. Wer will nicht in einem modernen Unternehmen arbeiten?

Wie oben schon beschrieben machen attraktive Home-Office-Regelungen Unternehmen interessant für anspruchsvolle Bewerber. Und auch Ihr Unternehmen will im Ringen um Talente sicher nicht die weiße Fahne hissen. Wer Home-Office-Regelungen implementiert, kann damit für sich werben – bringen Sie diesen strategisch wichtigen Punkt ruhig zur Sprache.

  1. Weniger Ablenkung heißt: mehr Produktivität

In einer amerikanischen Studie geben 91 Prozent der Befragten an, dass sie zuhause produktiver arbeiten würden als im Büro. Mehr noch: Die Heimarbeiter waren im Vergleich glücklicher und fühlten sich eher wertgeschätzt als ihre Kollegen im Büro. Auch die Uni Stanford wies die Produktivitätszuwächse im Home Office bereits nach. Demnach machen Heimarbeiter weniger Pausen und melden sich seltener krank.

2016-11-10T11:11:35+00:00

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6 Comments

  1. […] seit einiger Zeit präsentiert sich die deutsche Automobilindustrie als Vorreiter bei der Einführung innovativer Arbeitszeitmodelle. BMW und Bosch schlossen schon vor zwei Jahren eine ähnliche Betriebsvereinbarung wie jetzt […]

  2. […] oder das papierfreie Büro. Vor etwas mehr als einem Jahrzehnt war die E-Mail oder „der Heimarbeitsplatz“ das Leitbild der neuen Arbeitswelt. Im neuen Jahrtausend kamen die Themen Kollaboration und […]

  3. Frank Hamm 17. November 2016 at 07:43 - Reply

    Hallo Christoph, das ist eine sehr schöne Übersicht von Themen und Einflüssen zum „Mobile Office“. Als Selbstständiger bin ich in der Situation, einen sehr großen Teil meiner Arbeit flexibel gestalten zu können. Also arbeite ich dort und dann, wenn es passt und angemessen ist. Ein konzentriertes Arbeiten an einem Konzept mache ich gerne im Home Office, verschiedene lockere Arbeiten gerne im Café (gegebenenfalls mit leichter Musik übers Headset). Andererseits ist es wichtig, mit Co-Workern im Projekt auch mal persönlich zusammenzusitzen und zu arbeiten (besonders am Anfang eines Projekts).

    Die Herausforderung liegt oft in Vorgesetzten (auch Projektleitern), die nicht gewohnt sind per „Distance Leadership“ zu führen sondern sehr direkt führen wollen. Oder man selbst ist die Herausforderung, weil einem im Home Office die Decke auf den Kopf fällt oder man im Home Office unkonzentriert ist/wird.

    Viele Dank für den schönen Artikel!

  4. Christoph Herzog 17. November 2016 at 09:20 - Reply

    Hallo Frank, danke für deinen Kommentar! Als Selbstständiger ist man natürlich noch etwas flexibler, als wenn man festangestellt im Büro arbeitet. Ich denke aber, dass auch eher traditionelle Firmen sich immer mehr für die Arbeit im Home-Office (bzw. an Third-Places wie den von dir implizierten Coworking Spaces (http://www.arbeitsplatz40.de/coworking-space-tipps-und-software/)) öffnen werden.
    Wichtig ist sicherlich die problemlose Kommunikation/Erreichbarkeit der Mitarbeiter – denn dadurch können Bedenken von Führungskräften hinsichtlich Kontrollverlust entkräftet werden. „Distance Leadership“ ist ein schöner Begriff. Vielleicht geht es zukünftig ja sogar Richtung „Digital Leadership“?

  5. […] Mitarbeiter in der Produktion, die über ein Kiosk-System zugeschaltet sind. Oder Mitarbeiter im Home-Office und in […]

  6. […] Besonderheit des Digital Workplace der Caritas Wien ist die Innovationsplattform. Hier können die MitarbeiterInnen ganz unkompliziert […]

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