Social Collaboration in der Verwaltung: Potenziale und Hemmnisse der Vernetzung

Die Zusammenarbeit mit Hilfe elektronischer Medien bezeichnet man als Social Collaboration. In der Wirtschaft ist diese schon weit verbreitet. Moysies & Partner untersuchte nun in einer Onlinebefragung, wie der Stand von Social Collaboration in der öffentlichen Verwaltung ist.

Social Collaboration bezeichnet die Zusammenarbeit von Menschen in Projekten, Gruppen oder auch Teams mit Hilfe des Internets und elektronischer Medien, beispielsweise durch die Nutzung bestimmter Plattformen. Unternehmen haben die Potenziale von Social Collaboration bereits seit längerer Zeit erkannt und setzen diese ein, um ihre Wertschöpfung zu erhöhen. Während zu Möglichkeiten, Potenzialen und Hemmnissen in der Wirtschaft ausführliche Forschungsergebnisse vorliegen, ist der Wissensstand aus der öffentlichen Verwaltung sehr gering. Deshalb hat die IT- und Managementberatung Moysies & Partner eine Onlinebefragung in der Landes- und Kommunalverwaltung durchgeführt. Ziel war, den Status Quo innerhalb der Verwaltung zu ermitteln, Potenziale von Social Collaboration für eine moderne Verwaltungsarbeit zu identifizieren und hemmende Faktoren heraus zu arbeiten.

Mit der Einführung von Social Collaboration verändern sich Kommunikationswege mit großen Auswirkungen auf die Zusammenarbeit von Menschen in einer Organisation. Aus einer rein dokumentenbasierten Kommunikation entstehen Kommunikationsströme in Form von Wikis oder Blogs. Insbesondere jüngere Fachkräfte wünschen sich einen modernen Arbeitsplatz mit flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten und direkten Kommunikationsformen. Social Collaboration kann die Attraktivität des Arbeitsplatzes steigern, in Zeiten des demographischen Wandels und eines Fachkräftemangels ist dies ein nicht zu unterschätzender Faktor.

Experten aus der Landesverwaltung in acht Bundesländern haben sich an einer ausführlichen Onlinebefragung beteiligt. Ergänzend wurde die Umfrage von ausgewählten Experten aus der Kommunalverwaltung beantwortet.

Einsatzbereiche und Umsetzungsstand von Social Collaboration in der Verwaltung

In der Mehrheit der befragten Landesverwaltungen sind Pilotprojekte gestartet oder Initiativen gehen von Mitarbeiter/innen aus. Nur ein Viertel der Landesverwaltung ist in seinen Bemühungen bereits weiter voran geschritten und hat Social Collaboration vollständig oder teilweise umgesetzt. Auch in der Kommunalverwaltung befindet sich die Umsetzung noch in der Anfangsphase und ist insgesamt weniger weit fortgeschritten als in der Landesverwaltung.

Häufig kommt Social Collaboration in der Landesverwaltung zum Einsatz, um Informationen zu bündeln und allen Mitarbeiter/innen zugänglich zu machen. Dies kann etwa mit Hilfe eines Wikis umgesetzt werden. Dokumente und Inhalte bereit zu stellen und zu teilen wurde als zweithäufigster Einsatzbereich genannt. Hier werden Social Collaboration-Werkzeuge genutzt, um Daten durch mehrere Nutzer/innen gemeinsam zu bearbeiten. Seltener wird es zur Identifizierung von Experten und Wissen sowie zum direkten Kommunikationsaustausch genutzt, um z.B. das E-Mail-Aufkommen zu reduzieren.

In der Kommunalverwaltung dient Social Collaboration in erste Linie dazu, Informationen zu gewinnen sowie strukturierte Dokumente und Inhalte bereit zu stellen und zu teilen. Im Gegensatz zur Landesverwaltung wird Social Collaboration bei den befragten Kommunalverwaltungen nicht in der Pressearbeit oder zur Reduzierung des E-Mail-Aufkommens genutzt.

Rahmenbedingungen: Organisatorisches und kulturelles Umfeld

Nur in einer offenen Kommunikationskultur kann Social Collaboration sein volles Potenzial innerhalb einer Organisation entfalten. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter/innen bereit sind, ihr Wissen zu teilen, ohne Angst vor Einfluss-/Machtverlust. Nach Einschätzung der befragten Experten in der Landesverwaltung ist eine offene Kommunikationskultur derzeit nur teilweise gegeben.

Weiterhin ist es für die Akzeptanz der Mitarbeiter/innen von Social Collaboration wichtig, dass die politische Leitung Social Collaboration-Anwendungen aktiv nutzt und eine Vorbildrolle einnimmt. Die Befragung zeigt jedoch, dass dies in der Realität nur teilweise gegeben ist.

Die Zusammenarbeit über Social Collaboration ermöglicht eine größere zeitliche und räumliche Flexibilität in der Kommunikation. Entfalten können sich diese Potenziale jedoch nur, wenn dies organisatorisch in der Verwaltung ermöglicht wird. Dies schließt z.B. die Möglichkeit der Telearbeit ein. Nach Einschätzung der Experten ist dies in der Landesverwaltung bisher eher nicht gegeben.

Regeln zu Social Collaboration, ob intern oder über öffentliche Plattformen (z.B. Facebook), geben Mitarbeitern Sicherheit zum korrekten Umgang mit diesen Werkzeugen. Bestehen keine Regeln, kann die daraus resultierende Unsicherheit bewirken, dass Mitarbeiter/innen nicht gewillt sind, Social Collaboration-Anwendungen zu nutzen. Nach Experteneinschätzung ist die Verbreitung von Regeln für Social Collaboration noch eher gering.

In der Gesamtschau betrachtet, besteht Nachholbedarf darin, geeignete organisatorische und kulturelle Rahmenbedingungen für Social Collaboration zu schaffen. Diese bilden die Voraussetzungen dafür, dass das Kommunikationstool von Mitarbeiter/innen akzeptiert und genutzt wird.

Handlungsbedarf: Einsatzszenarien für Social Collaboration

Ein zentraler Grund, Social Collaboration einzuführen, ist der Wille, das Ressourcen- und Projektmanagement zu verbessern. Von den befragten Experten der Landesverwaltung wird bei diesem Thema ein sehr hoher Handlungsbedarf attestiert. Auch die Möglichkeit, das E-Mail-Aufkommen zu reduzieren, wird als wichtiges Einsatzszenario identifiziert. Dies kann etwa über die Einstellung von Informationen über Blog-Systeme erfolgen, die interne Informationsflüsse per E-Mail überflüssig machen.

Social-Collaboration-Erfahrungen in Landes- und Kommunalverwaltung

Social-Collaboration-Erfahrungen in Landes- und Kommunalverwaltung

 

Da die öffentliche Verwaltung eine hohe Vielfalt und Komplexität in ihren Aufgaben aufweist und oftmals nur wenige Experten spezifisches Fachwissen besitzen, wird in der schnellen Identifikation von Experten und Wissen ein hoher Handlungsbedarf gesehen. Auf Social Collaboration-Plattformen können Mitarbeiter/innen ihre fachliche Zuständigkeit sowie Expertise hinterlegen. Damit wird transparent, welches Wissen in einer Organisation vorhanden ist. Als Priorität gilt zudem, Dokumente und Inhalte in einfacherer Form bereit zu stellen.

Ein mittlerer Handlungsbedarf wird der besseren Koordination von Aufgaben und Aktivitäten zugeschrieben. So können über Social Collaboration-Anwendungen z.B. Termine für gemeinsame Sitzungen einfach vereinbart werden, die aufwändige Absprache über E-Mail und Telefon entfällt.

Insgesamt zeigt sich, dass im Rahmen der Nutzungsszenarien von Social Collaboration insbesondere die Prozesseffizienz weit oben auf der Agenda der Verwaltung steht.

Hemmende Faktoren und Umsetzungsanforderungen

Die Skepsis über eine ausreichende Berücksichtigung der Datensicherheit wurde von den befragten Experten der Landesverwaltung als die größte Barriere für die Umsetzung von Social Collaboration eingestuft. Dies betrifft u.a. ungelöste Zugriffsrechte auf Daten und Compliance-Vorgaben, aber auch die Sicherheit der IT-Systeme. Zudem können rechtliche Unsicherheiten – z.B. im Arbeits- und Strafrecht – die Nutzung von Social Collaboration behindern. Ein großes Hemmnis bildet auch die Sorge um den Abfluss von internem Wissen. Daraus ergibt sich für die Befragten die Notwendigkeit, ein dezidiertes Sicherheitskonzept zu erarbeiten.

Als essentielle Anforderung nannten die Befragten die Integration mit bestehenden Kommunikationsanwendungen und die Nutzung auf unterschiedlichen Endgeräten. Mitarbeiter/innen können so auf Informationen von ihrem Smartphone oder Tablet zugreifen. Eine Integration mit anderen Kommunikationsanwendungen ermöglicht, dass alle Anwendungen über die Plattform genutzt werden können und somit die Nutzerfreundlichkeit gesteigert wird. Auch der Integration in Content-Management-Systeme wird von den Befragten eine hohe Bedeutung zugemessen.

Die Analyse von Daten aus sozialen Netzwerken sowie die Integration mit Prozess- und Fachanwendungen gelten hingegen lediglich als gute Zusatzkomponenten.

Empfehlungen

Im Ergebnis der Umfrage lassen sich folgende Empfehlungen für die Umsetzung von Social Collaboration in der Verwaltung feststellen:

  1. Nutzbringende Einsatzszenarien für Social Collaboration herausarbeiten

Social Collaboration „konkurriert“ im Arbeitsalltag mit anderen Anwendungen (z.B. E-Mail, Intranet, Fachverfahren) und muss deshalb einen deutlichen Mehrwert hervorbringen. Je nach Organisationstyp kommen unterschiedliche nutzenstiftende Anwendungen in Frage, die es gilt herauszuarbeiten.

  1. Sicherheitsbedenken ausräumen

Ein dezidiertes Sicherheitskonzept gehört zu den Grundanforderungen von Social Collaboration, dieses wird von den Verantwortlichen als Muss eingestuft. Gleichzeitig werden Sicherheitsbedenken bei der Datensicherheit als Bremsfaktor für die Umsetzung von Social Collaboration gesehen, die es auszuräumen gilt.

  1. Geeignete organisatorische und kulturelle Rahmenbedingungen schaffen

Social Collaboration kann sein volles Potenzial nur im Kontext einer offenen Organisations- und Kommunikationskultur entfalten. Ein offener Kommunikationsaustausch sowie Freiräume für eine selbstbestimmte und flexible Arbeitsweise sind hierfür erforderlich.

  1. Mitarbeiter/innen überzeugen und als Führungskraft Vorbild sein

Führungskräfte sollten Social Collaboration – dort wo es sinnvoll ist – aktiv unterstützen, entweder durch eigenes Tun und/oder durch die Förderung von Social Collaboration-Aktivitäten. Damit werden die Mitarbeiter/innen von der Relevanz von Social Collaboration überzeugt.

  1. Social Collaboration aktiv zur Einbindung der Mitarbeiter/innen nutzen

Mithilfe von Social Collaboration können Mitarbeiter/innen aktiv eingebunden werden. Es können Meinungsbildungs- und Entscheidungsfindungsprozesse initiiert werden. Zudem kann der Einsatz von Social Collaboration Transparenz befördern, Misstrauen abbauen und zu einer gemeinschaftlichen Kommunikationskultur beitragen.

Den Report „Social Collaboration in der Landes- und Kommunalverwaltung“ gibt es auf Slideshare. Sie können die Ergebnisse der Umfrage auch bei Frau Dencker per E-Mail anfordern (carmen.dencker@moysies.de).

Über die Autoren:

Nebojsa Djordjevic, geschäftsführender Partner bei Moysies & Partner

Nebojsa Djordjevic, geschäftsführender Partner bei Moysies & Partner

Carmen Dencker, Business Consultant bei Moysies & Partner

Carmen Dencker, Business Consultant bei Moysies & Partner

Nebojsa Djordjevic (nebojsa.djordjevic@moysies.de) ist geschäftsführender Partner und Carmen Dencker ist Business Consultant bei der Moysies & Partner IT- und Managementberatung mbB.

Moysies & Partner ist registrierter Intrexx-Partner und bietet IT- und Managementberatung vorwiegend für die Öffentliche Verwaltung und das Gesundheitswesen. Themenschwerpunkte sind neben der Portalentwicklung die Prozess- und Organisationsberatung, IT-Konzeption sowie Trainings.

2017-07-04T08:35:30+00:00

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