Let’s get digital! 22 Tools für mehr Produktivität im neuen Jahr

Das Jahr beginnt und mit ihm die guten Vorsätze. Vielleicht steht der Gedanke „nie mehr Alkohol!“ an einem verkaterten Neujahrsmorgen im Vordergrund? Oft geht es aber auch um den Wunsch nach mehr Produktivität. Dazu stellen wir euch hier 22 nützliche Tools vor!

Wer im neuen Jahr fokussierter arbeiten möchte, kann dafür viele Gründe haben. Sei es, um im Job endlich durchzustarten oder um Aufgaben schneller zu bewältigen und so mehr Zeit für Freizeit und Familie zu haben. Vielleicht habt ihr auch Personalverantwortung und wollt eure Kollegen dabei unterstützen, mehr auf die Reihe zu bekommen?

Unsere Produktivität wird aber von allen Seiten bedroht. Analoge Zettelwirtschaft, schlecht auffindbare Informationen oder auch der eigene Schweinehund, der einen vom Wesentlichen ablenkt. Deshalb haben wir hier eine ganze Reihe an Tools für mehr Produktivität für euch zusammengetragen. Es geht dabei von kleinen kostenlosen Apps über Programme für Freelancer bis hin zu einer umfangreichen Produktivitäts-Suite, mit der ganze Unternehmen auf Spur gebracht werden können.

 

Produktivitäts-Tools für die Organisation:

 

Wunderlist

Alle To-Dos im Blick mit Wunderlist (Bild: Wunderlist)

Alle To-Dos im Blick mit Wunderlist (Bild: Wunderlist)

Wunderlist ist eine To-Do-Listen-App. Sie läuft aktuell unter Windows, OSX, iOS, Android, Windows Phone, auf Chromebooks und dem Kindle Fire. Außerdem gibt es eine Webversion. Das Besondere an Wunderlist ist die ansprechende grafische Oberfläche. Aber auch die inneren Werte überzeugen: Neben den üblichen Funktionen, gibt es bei Wunderlist einige nette Extras. Zum Beispiel kann man Aufgaben direkt aus dem E-Mail-Postfach erstellen. Webseiten lassen sich direkt aus dem Browser zu Wunderlist hinzufügen. Die App unterstützt Hashtags und erlaubt es Aufgabenlisten auszudrucken. Die Echtzeit-Synchronisation auf alle verknüpften Geräte ist ein weiteres Highlight dieses Produktivitäts-Tools.

Evernote

Dieses Tool ist ein echter Klassiker – mit Macken. Evernote unterstützt das Sammeln, Ordnen und Finden von Notizen, Dokumenten und Fotos. Ideen lassen sich damit jederzeit, überall und auf allen deinen Geräten erfassen, weiterentwickeln und teilen. Neben der schriftlichen Erfassung von Notizen ist es sehr praktisch, dass auch Fotos, z.B. von der Handy-Kamera, importiert werden können. Durch die integrierte Texterkennung, die sogar Handschriften bis zu einem gewissen Grad erkennt, können auch Scans oder Fotos durchsucht werden. Alles in allem sehr praktisch für To-Do-Listen, Ideensammlungen und alles, was man nicht vergessen sollte. Das große Aber: Das Tool stand schon häufig in der Kritik, unter anderem wegen fehlender Verschlüsselung und seiner schwachen Datenschutzpolitik. Zudem arbeitet das Unternehmen daran, sich einen Zugriff auf die privaten Notizen der Nutzer einzuräumen (Vgl. Netzpolitik). Für geschäftliche oder sensible Notizen sollten also lieber andere Tools genutzt werden. Für das Business-Umfeld gibt es ohnehin stärkere Lösungen wie z.B. Intrexx (siehe unten).

Trello

Projektmanagement mit der Kanban-Methode und Trello (Bild: Trello)

Projektmanagement mit der Kanban-Methode und Trello (Bild: Trello)

Trello bietet sich im Vergleich zu Wunderlist eher für größere Projekte an. Es ist kein einfaches To-Do-Listen-Tool, sondern eine ausgewachsene Projektmanagement-App. Wer sich etwas mit der Kanban-Methode auskennt, wird sich schnell zurechtfinden. Jede Aufgabe kann jeweils einen von drei Modi haben: „To do“, „doing“ oder „done“. Das Prinzip dahinter soll vor allem vermeiden, dass man zu viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet, da darunter sowohl Produktivität als auch Qualität leiden. Gerade bei umfangreichen Aufgaben oder Projekten mit mehreren Team-Mitgliedern spielt die App ihre Stärken aus. Karten – so heißen die Projekte bei Trello – können gemeinsam bearbeitet werden. Außerdem ist es möglich Aufgaben bunte Markierungen zuzuweisen, Deadlines zu setzen, Checklisten einzufügen oder Dateien anzuhängen.  Den gesamten Funktionsumfang aufzuzählen würde sicher den Rahmen sprengen

Intrexx

Die Digital Workplace Software Intrexx hilft Firmen, ihre Prozesse zu digitalisieren (Bild: United Planet)

Die Digital Workplace Software Intrexx hilft Firmen, ihre Prozesse zu digitalisieren (Bild: United Planet)

Die Digital Workplace Software Intrexx geht ganz klar über das hinaus, was die anderen Tools in dieser Aufzählung leisten. Intrexx ist so etwas wie ein Digitalisierungs-Komplettpaket für Unternehmen. So richtet es sich auch nicht an Privatanwender, sondern an (vor allem mittelständische) Unternehmen. Diese stehen vor der Herausforderung des steigenden Wettbewerbsdrucks durch die Digitalisierung, wissen aber oft nicht, wo sie selbst anfangen sollen. Hier setzt Intrexx an: damit erstellen Unternehmen eine digitale Arbeitsplattform, auf der alle benötigten Dokumente, Informationen und Funktionen zentral für die Mitarbeiter verfügbar sind. Bisher papierbasierte Prozesse werden hier digital abgebildet, und so deutlich beschleunigt. Ein einfaches Beispiel: der ausgedruckte Investitionsantrag liegt drei Tage beim Chef auf dem Schreibtisch, bevor er per Hauspost weitergeschickt wird? Mit Intrexx wird so etwas per Mausklick erledigt. Im Intrexx-Demoportal kann man die Software aus der Endanwender-Sicht ausprobieren. Hinter diesem Frontend verbirgt sich ein Portalmanager, der es erlaubt, Daten aus beliebigen Programmen zu integrieren und eigene Applikationen zu erstellen.

 

Produktivitäts-Tools gegen Ablenkungen:

Freedom

Hier ist der Name Programm: Freedom deaktiviert das Internet auf Mac-Rechnern für einen gewissen Zeitraum. Du gibst einfach ein, ob du z.B. 30 oder 60 Minuten ungestört arbeiten willst, gibst dein Systempasswort ein und schon ist Ruhe! Das Tool ist zwar kostenpflichtig, die 8 Euro rentieren sich aber ziemlich schnell. Außerdem kann man kann es auch vorher einige Male kostenfrei testen.

Leech Blocker

Das Firefox Add-On Leech Blocker macht dasselbe wie Freedom auf Firefox-Basis. Allerdings ein bisschen weniger radikal. Ihr könnt damit einzelne Seiten auf den Index setzen und z.B. einstellen, dass Facebook, Twitter und Co. von 9-12 und von 13-19 Uhr nicht erreichbar sind. Für Social Media-Junkies ein Muss! Leech heißt übrigens übersetzt Blutegel – so erklärt sich auch der Name des Add-Ons: Es stoppt, dass eure Produktivität abgesaugt wird.

Pocket

Der Leech Blocker verhindert unnötiges Prokrastinieren. Insofern ist Pocket das genaue Gegenteil, nämlich das perfekte Tool zum Aufschieben von Aufgaben. Nur dass dieses Mal die unwichtigeren Sachen aufgeschoben werden. Es funktioniert so: Im Browser und auf Smartphone installieren, einen interessanten Blogartikel sehen und der Versuchung widerstehen, ihn sofort während der Arbeitsphase zu lesen. Stattdessen wird der interessante Artikel über ein kleines Symbol in der Browserleiste simpel wie ein Lesezeichen gespeichert und lässt sich später – auch über ein anderes Gerät, zum Beispiel auf dem Heimweg – abrufen.

Fokus at Will

Weniger Ablenkungen mit der richtigen Beschallung (Bild: Fokus@Will)

Weniger Ablenkungen mit der richtigen Beschallung (Bild: Fokus@Will)

Auch mit Musik kann man gegen Ablenkungen vorgehen: So etwa mit Focus at Will. Dessen Macher versprechen, mit ihrer nach neurowissenschaftlichen Erkenntnissen komponierten und kuratierten Musik, die Aufmerksamkeitsspanne zu erhöhen. Für bestimmte Aufgaben angeblich sogar um bis zu 400%. Der Dienst richtet sich vor allem an Studenten, Texter, Entwickler und Juristen.

Noisli

Den Webdienst Noisli müsst ihr unbedingt ausprobieren. Es ist eine Art Soundmixer, mit dem per Mausklick eine Wohlfühl-Atmosphäre geschaffen werden kann. Das Knistern eines Lagerfeuers mit Meeresbrandung und grollenden Gewitterwolken in den Ohren gefällig? Das Repertoire von Noisli macht dies und noch viel mehr möglich. Es wird angenommen, dass natürliche Geräuschkulissen einen positiven Effekt auf die Produktivität haben. Störende Geräusche werden mit Noisli einfach abgeblockt und durch angenehmere ersetzt. Ob man allerdings einen ganzen Arbeitstag mit weißem Rauschen auf den Ohren verbringen will ist fraglich.

Brain.fm

Neurowissenschaftlich gestützte und per KI zusammengestellte Tracks (Bild: Brain.fm)

Neurowissenschaftlich gestützte und per KI zusammengestellte Tracks (Bild: Brain.fm)

Brain.fm ähnelt Fokus at Will. Auch hier sind die Musiktitel neurowissenschaftlich gestützt. Sie sind jedoch nicht kuratiert, sondern werden auf Basis künstlicher Intelligenz zusammengestellt. Die hier versammelten Songs soll für höhere Produktivität und Schlafqualität sorgen.

 

Produktivitäts-Tools für mehr Fokus:

Pomodoro

Mit der Pomodoro-Technik zur mehr Fokus (Bild: Tomato Timer)

Mit der Pomodoro-Technik zur mehr Fokus (Bild: Tomato Timer)

Okay, das ist kein Tool sondern eher eine Methode. Die Pomodoro-Technik wurde in den 1980er-Jahren vom Italiener Francesco Cirillo entwickelt und ist nach einem Küchenwecker in Form einer Tomate (italienisch: pomodoro) benannt. Der Produktivitätshack ist genau so simpel wie effektiv. Gerade in der Einfachheit der Technik liegt ihre Stärke. So merkt ihr Erfinder an:

„Many time-management techniques fail because they add another level of complexity to the intrinsic complexity of the task at hand.” (Francesco Cirillo)

Eine anstehende Aufgabe wird bei der Pomodoro-Technik zunächst schriftlich formuliert. Dann wird ein Kurzzeitwecker auf 25 Minuten gestellt und die Aufgabe konzentriert bearbeitet bis der Wecker klingelt. Dann folgt eine kurze Pause von 5 Minuten. Und anschließend geht es mit der nächsten Produktivitätsphase weiter. Ein „Pomodoro“ misst als 30 Minuten und soll immer nur für eine (und wirklich nur eine – keine Mails-checken, kein Telefon!) Aufgabe verwendet werden. Alle vier „Pomodori“ gibt es eine längere Pause von 15-20 Minuten. Damit wird eine perfekte Mischung von fokussiertem Arbeiten und erholsamen Pausen erreicht. Weiterführende Infos gibt es unter ubermind.de. Keine Küchenuhr zur Hand? Ein passendes und sehr schlankes Tool ist der Tomato-Timer.

Time-Out

Ihr vergesst immer wieder die notwendigen Pausen? Dann braucht ihr Time-Out. Das macOS-Tool ist eine nette Art, sich an die Pausen zu erinnern. Der Bildschirm wird hier in selbst gewählten Intervallen einfach überblendet. Zeit für Bewegung! So werden Rückenschmerzen und Nackenverspannungen vermieden. Es gibt auch eine Alternative für Windows. Diese funktioniert ähnlich und heißt Workrave.

 

 

Tools für produktives Schreiben:

Ommwriter

Das Schreibprogramm Ommwriter blendet alle Störquellen, Editoren und den Desktop komplett aus. Es gibt lediglich ein ganz puristisches kleines Texteingabefenster, ein nettes Hintergrundbild und meditative Musik. Ommmm…

Write-or-die

Der Ommwriter ist euch zu esoterisch? Write-or-die ist die etwas sadistischere Variante davon. Geeignete für die übelsten Prokrastinierer. Es lässt sich einstellen, was passieren soll, wenn man ein paar Minuten keine Schreibtaste drückt. Nur so viel: der Name ist Programm. Für Risiken und Nebenwirkungen übernehmen wir keine Garantie!

 

Produktivitäts-Tools für effizientere Meetings:

Intrexx Share

Zeitgemäße Kommunikation im Unternehmen geht mit Intrexx Share (Bild: United Planet)

Zeitgemäße Kommunikation im Unternehmen geht mit Intrexx Share (Bild: United Planet)

Inneffiziente Meetings sind einer der größten Frustfaktoren in der modernen Geschäftswelt. Ihre Ursachen sind vor allem schlechte Moderation und mangelnde Vorbereitung. Das geht aber auch anders. Die Social Collaboration Applikation Intrexx Share ermöglicht es, digital im Team zusammenzuarbeiten. Infos werden hier in einem Activity Stream ausgetauscht. Hier fließen auch Daten aus weiteren Softwareprogrammen zusammen, so dass jedes Teammitglied im Bilde darüber ist, was sich in der Firma tut. So verringert sich die Zahl der Meetings. In den digitalen Projekträumen von Intrexx Share werden die wirklich nötigen Meetings dann bestmöglich vorbereitet, indem hier vorab Tagesordnungspunkte festgelegt und Dokumente bereitgestellt werden. Intrexx Share ist ein Teil der Digital Workplace Software Intrexx (s.o.). Daher dienen als „Informationsquellen“ nicht nur die Kollegen, sondern auch verknüpfte Anwendungen. Aus diesen können Informationen in die individuellen Activity Streams der Mitarbeiter gepusht werden.

Twiddla

Twiddla ist ein webbasierendes Tool für kollaboratives Denken in (Online-)Meetings und Brainstorming-Sitzungen. Damit können eigene Grafiken und Bilder, sowie Webseiten beschriftet werden. Das ist zum Beispiel für Website-Reviews ziemlich praktisch. Die Teilnehmer können hier außerdem ihre Ideen und Gedanken auf einfache und bequeme Weise auf einem virtuellen Whiteboard skizzieren. Darüber hinaus können Dokumente hochgeladen und mit Anmerkungen und Zeichnungen versehen werden.

Minutes.io

So schreibt sich das Meeting-Protokoll fast von selbst (Bild: Minutes.io)

So schreibt sich das Meeting-Protokoll fast von selbst (Bild: Minutes.io)

„Wer erstellt dieses Mal das Protokoll?“ Eine gefürchtete Frage und tatsächlich sind Meeting-Protokolle eine gehasste Notwendigkeit. Das kostenlose Online-Tool Minutes.io kann da Abhilfe schaffen. Es ist ein minimalistisches Online-Tool, mit dem man Meeting-Protokolle professionell erstellen kann. Minutes.io funktioniert im Browser und es ist zunächst auch keine Registrierung erforderlich. Erst wenn man mehrere Meeting-Berichte speichern und verwalten möchte, muss ein Account eingerichtet werden. Das ist glücklicherweise völlig kostenlos.

Beam Your Screen

Die einfache, aber leistungsstarke Desktop-Sharing-Lösung BeamYourScreen ist für Online-Meetings sehr nützlich. Anwender können damit ihren Bildschirminhalt anderen Besprechungs-Teilnehmern live über das Internet zeigen. Andere Benutzer können darüber bei Bedarf auch remote auf den eigenen Rechner zugreifen. Beam Your Screen ist für Windows und Mac erhältlich und wird im SaaS-Modell angeboten. Die jährliche Miete beträgt 179 Euro und unterstützt bis zu 25 Meeting-Teilnehmer pro Sitzung.

 

Mehr Übersicht dank Zeiterfassung:

Tyme

Zeiterfassung einfach gemacht mit Tyme (Bild: Tyme)

Zeiterfassung einfach gemacht mit Tyme (Bild: Tyme)

Für alle, die nachverfolgen möchten, wieviel Zeit in ein bestimmtes Projekt gesteckt wird, ist Tyme das richtige Tool. Mit der Zeiterfassungs-App kannst du deine Arbeitszeit pro Projekt ganz leicht im Überblick behalten. Mit grafisch aufbereiteten Statistiken überprüft ihr den Projektfortschritt, geplante Zeiten und das Budget. Vor allem für Freiberufler dürfte es sehr praktisch sein, dass jeder Arbeitsstunde eines Projektes ein gewisser Wert zugeteilt werden kann und sich so die benötigte Zeit in Geld umrechnen lässt. Gerade bei Arbeiten, die oft unterbrochen werden oder über mehrere Tage verteilt stattfinden, kommen oft überraschende Werte zusammen.

Toggl

Zeitfresser einfach identifizieren (Bild: Toggl)

Zeitfresser einfach identifizieren (Bild: Toggl)

Hast du dich schon mal gefragt, wohin deine Zeit eigentlich so fließt? Wie lange hast du heute bspw. für dein Frühstück gebraucht oder wie sieht es aus mit deinen Kaffeepausen, Meetings etc. aus? Toggl ermöglicht dir einen detaillierten Einblick in deinen Zeitfluss, hilft dir dabei diesen zu optimieren und fiese Zeitfresser zu eliminieren.

 

Weitere Tools für mehr Produktivität:

F.lux

Die App F.lux reduziert das Blaulicht auf deinem Bildschirm nach Sonnenuntergang. Dadurch kommt es laut den Entwicklern zu einer erhöhten Melatoninausschüttung, was einen tieferen und erholsameren Schlaf begünstigen soll. Ein Muss für alle, die bis nachts vorm Bildschirm arbeiten und trotzdem gut einschlafen wollen!

Habit List

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Apps und Tools sind schön und gut, aber für wahre Produktivität braucht es entsprechende Gewohnheiten. Dazu kann zum Beispiel gehören, höchstens drei Mal am Tag die E-Mails zu checken oder das Postfach täglich auf null zu bringen. Auch regelmäßiger Sport oder seltener auf Facebook und Co. zu surfen sind Gewohnheiten, die man aufbauen kann. Dabei helfen Apps wie Habit List, indem du hier regelmäßig deine Leistung und deine Fortschritte festhalten musst.

 

Die Liste ist sicher noch lange nicht vollständig. Vielleicht war ja aber ein für euch neues Tool dabei, das ihr gerne ausprobieren möchtet.

Welche Produktivitäts-Tools setzt ihr täglich ein? Und habt ihr vielleicht noch Geheimtipps, die ihr hier verraten wollt? Dann nichts wie ab in die Kommentare damit!

2017-12-22T14:40:31+00:00

About the Author:

Christoph Herzog betreibt den Blog www.arbeitsplatz40.de seit Januar 2016. Der Literatur- und Kulturwissenschaftler interessiert sich für die Berührungspunkte von (Arbeits-) Kultur und Technologie: Wie verändert die Digitalisierung unsere Art zu arbeiten? Und welche Chancen und Herausforderungen ergeben sich daraus?

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