9 Tipps für effizientere Meetings

Meetings, zäh wie Kaugummi und ohne erkennbares Ziel – wer kennt sie nicht? Wir verbringen im Schnitt 4,9 Stunden pro Woche in Meetings. Das ist viel Zeit. Zeit die vertrödelt wird und teuer ist. Dieser Beitrag gibt Ihnen 9 Tipps, mit denen Sie Meetings effizienter gestalten.

Meetings müssen nicht immer die lästigen Zeitfresser sein, als die sie in vielen Unternehmen wahrgenommen werden. Ganz im Gegenteil, im Zuge agiler Projektmanagement-Methoden wie zum Beispiel Scrum mit seinen „Daily Scrums“ werden sie gerade grundlegend erneuert. Worauf es beim effizienten Meeting ankommt? (Selbst-) Disziplin und eine gute Vorbereitung! Hier sind 9 Tipps für bessere Meetings:

1. Das beste Meeting: kein Meeting

Gerade in größeren Unternehmen herrscht oft eine Meetingkultur vor, in der jeder zu jedem Meeting eingeladen wird. Das ist zum einen eine unglaubliche Ressourcenverschwendung – ein einstündiges Meeting mit zehn Teilnehmern kann je nach Stundensatz schnell mal 1000€ kosten. Zum anderen kann es dazu führen, dass die Mitarbeiter überhaupt nicht mehr zum eigentlichen Arbeiten kommen. Stellen Sie sich daher bei Meetings zunächst zwei Fragen: Ist es wirklich nötig, ein Meeting abzuhalten? Und wer muss daran teilnehmen?

2. „Machen Sie es sich unbequem“

Scrum macht es vor - effiziente Standup-Meetings

Scrum macht es vor – effiziente Standup-Meetings

Standup-Meetings werden immer beliebter. Stehen sorgt für mehr Teilnahme wohingegen eine angenehme Sitzposition eher zu einer passiven Einstellung führt. Durch das Stehen haben die Teilnehmer außerdem automatisch weniger Interesse daran, die Ex-Sitzungen unnötig in die Länge zu ziehen.

3. Meetings im Social Intranet vorbereiten

Ein Social Intranet ermöglicht die virtuelle Zusammenarbeit von Menschen in Teams, Projekten oder Gruppen. Bereiten Sie Ihr nächstes Meeting in einer Projektgruppe online vor, indem die Teilnehmer hier Ihre Punkte zusammentragen. So manches Meeting lässt sich auch komplett vermeiden, indem offene Fragen im Social Intranet geklärt werden. Das Social Intranet ist auch der richtige Ort, um die Ergebnisse eines Meetings transparent festzuhalten und weitere Schritte zu planen.

Durch die asynchrone Zusammenarbeit beteiligen sich die Projektbeteiligten dann, wenn es in ihren Zeitplan passt – und werden nicht zu einer von jemandem anderen festgelegten Zeit aus ihrem Workflow gerissen.

Lesen Sie im „Pocket Guide Social Intranet“, wie ein Social Intranet für bessere Zusammenarbeit sorgt – und ganz nebenbei Meetings und E-Mails reduziert.

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4. Kein Meeting ohne Agenda

Aus der Vorbereitung in der digitalen Projektgruppe ergibt sich oft schon eine grobe Agenda für den Termin. Legen Sie diese trotzdem vor jedem Termin explizit fest und verfassen neben dem Titel auch eine kurze Beschreibung der Themen und abgestrebten Ziele. Dadurch gehen Sie sicher, dass die eingeladenen Teilnehmer wirklich wissen, um was es gehen wird.

Ihre Kollegen können dadurch nicht nur besser entscheiden, ob sie überhaupt zusagen sollten, sondern sie werden sich auch besser vorbereiten. Und auch der Organisator des Termins bereitet sich hierdurch natürlich schon viel intensiver vor.

5. Die Uhr läuft mit

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Für jedes Meeting sollte vorab ein klarer Zeitrahmen definiert – und später auch eingehalten – werden. Die Zeit zu begrenzen spart unnütze Laberzeit. Das Ganze hat mit dem Parkinson’schen Gesetzt zu tun. Diese geht zurück auf den britischen Historiker und Publizist Cyril Northcote Parkinson und besagt: Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht etwa wie viel Zeit man tatsächlich dafür bräuchte.

Es ist die Aufgabe des Moderators, alle Teilnehmer bei der Agenda zu halten. Wenn möglich kann ein Treffen auch früher beendet werden, wenn es keinen klaren Mehrwert mehr liefert. Und falls die angesetzte Zeit als zu knapp bemessen erscheint, gilt: Unter Druck entstehen Diamanten!

6. The more the messier

Die Teilnehmerzahl sollte man so gering wie möglich halten. Ein zu großer Teilnehmerkreis kostet Geld und kann kontraproduktiv sein. Ideal sind sieben Personen oder weniger. Der Organisator sollte sich Gedanken machen, wer wirklich für das Meeting notwendig ist. Es kann helfen, die entsprechenden Personen vorab zu fragen, ob sie überhaupt etwas zu dem Thema beitragen können.

Es können außerdem immer kurzfristig andere wichtige Aufgaben dazwischenkommen. Daher sollten Mitarbeiter in der Lage sein, die Teilnahme an einem Meeting abzusagen, ohne sich hierfür im Detail rechtfertigen zu müssen.

7. Smartphone-freie Zone

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Laut einer Umfrage des Branchenverbands Bitkom erledigen 41 Prozent der Meetingteilnehmer nebenher private Sachen. Die Mehrheit liest oder beantwortet E-Mails, WhatsApp-Nachrichten oder SMS. 29 Prozent der Befragten checken Nachrichten auf Facebook oder Twitter, 27 Prozent spielen Spiele, 23 Prozent surfen auf Newsseiten und 15 Prozent informieren sich über Sportergebnisse.

Bemerkenswert: Gleichzeitig sagen rund drei Viertel der Berufstätigen (72 Prozent), dass es sie stört, wenn andere Besprechungsteilnehmer sich mit dem Smartphone beschäftigen. Ein Meeting-Regel sollte daher sein: Im Meeting haben Smartphones nichts zu suchen.

8. Ein klares Ziel des Meetings festlegen

Gerade bei Workshop-Terminen, aber auch bei reinen Update-Meetings, ist es wichtig, dass der Organisator vorab die Ziele definiert. Was soll mit dem Termin erreicht werden? Welche Ergebnisse sind gewünscht? Ziele können sein:

  • Weitergabe von Informationen
  • Diskussionen eines Themas
  • Entscheidungen treffen

9. Feedback zum Meeting einholen

Auch für Meetings gilt: Nur durch konstantes Feedback werden sie besser. Wenn ein Meeting also mal so richtig mies war, muss es in Zukunft nicht genauso weitergehen.

Die Teilnehmer sollten Feedback geben, was Sie gut fanden, was gestört hat und was sie sich für kommende Meetings wünschen würden. Auf diese Weise kann das Unternehmen, aber auch jeder einzelne Mitarbeiter mit der Zeit lernen und zukünftige Meetings besser gestalten.

2017-12-08T15:58:46+00:00

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Christoph Herzog betreibt den Blog www.arbeitsplatz40.de seit Januar 2016. Der Literatur- und Kulturwissenschaftler interessiert sich für die Berührungspunkte von (Arbeits-) Kultur und Technologie: Wie verändert die Digitalisierung unsere Art zu arbeiten? Und welche Chancen und Herausforderungen ergeben sich daraus?

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