Digital Workplace – ein Begriff, viele Vorstellungen

Die Seite denkhandwerker.de hat zur Diskussion über den digitalen Arbeitsplatz aufgerufen. Da sind wir natürlich gerne dabei! Spricht man über den Arbeitsplatz 4.0, kommt man um den Begriff Digital Workplace nicht herum. Doch was meint er genau? Hier unsere Definition.

Der Digital Workplace ist gerade eines der großen Themen in der IT- und Arbeitswelt. Doch irgendwie versteht auch jeder etwas Anderes darunter. Geht’s hier nur um Software, Informationsaustausch, Kommunikation oder steckt doch etwas Größeres dahinter? Axel Oppermann versuchte sich kürzlich an einer Definition des Digital Workplace – und kann das Thema doch nur anreißen.

Der Artikel „Digital Workplace: Was ist das – und warum?“ steigt mit einer eher allgemeinen Aussage ein: „Die Arbeit ändert sich.“ Und was soll man dazu groß sagen? Ja, das tut sie – aber nicht erst seit heute und auch nicht erst seitdem wir uns gegenseitig mit E-Mails bombardieren. Sondern schon immer. Der einzige Unterschied ist: heute gehen Veränderungen ein bisschen flotter. Zugegeben: viel flotter. Das Telefon hat noch 75 Jahre benötigt um 100 Millionen Menschen zu erreichen, das World Wide Web 7 Jahre und die Candy Crush Saga nur 1,3 Jahre.

Was hat die Candy Crush Saga jetzt mit Arbeit zu tun (außer, dass sie uns davon abhält)? Sie steht sinnbildlich für die rasanten technischen Änderungen. Eine davon ist jetzt eben der Digital Workplace – und auch der verändert sich. So konnte die Korrespondenz per E-Mail sicher vor 15 Jahren als Form der digitalen Arbeit gesehen werden. Digital Workplace heißt heute aber sicher etwas Anderes als wildes E-Mail-Tennis.

Es läuft auf ein einfaches Ziel hinaus: Get things done!

Digital Workplace heißt für uns, eine Antwort zu finden auf die Frage: Wie können wir durch digitale Mittel leichter und besser arbeiten? Ein Zitat aus der Studie „Chance und Challenge – Digitalisierung im Mittelstand“ trifft das ganz gut: „Es geht nicht darum, den Arbeitsplatz zu digitalisieren. Es geht auch nicht darum, die Arbeit zu digitalisieren. Es geht vielmehr darum, Informationen besser verfügbar zu machen und bereitzustellen, Geschäftsprozesse qualitativ hochwertiger und schneller abzubilden und den Menschen in die Lage zu versetzen, bessere Entscheidungen zu treffen und sich hierfür mit Kollegen oder anderen Dritten auszutauschen.“

Als Idealvorstellung für einen Digital Workplace kann man sagen: es gibt kein Papier mehr und alle Arbeitsprozesse im Unternehmen laufen digitalisiert ab. Da wären wir dann schon sehr weit. Bis dahin sind es viele kleine Schritte, die zu gehen sind. Das Gute ist: Software-Lösungen wie zum Beispiel Intrexx helfen Unternehmen dabei, eben diese kleinen Schritte zu gehen. Einzelne Abläufe lassen sich damit zielgerichtet digitalisieren. Die Mitarbeiter greifen darauf dann ganz einfach über ihren Webbrowser zu.

In kleinen Schritten zum Digital Workplace

Unternehmen können Projekte mit kleinen Schritten starten und damit Entwicklungszyklen kurzhalten. Sie können mit einem Teilbereich starten. Zum Beispiel ein einzelner Geschäftsprozess, der digitalisiert wird. Darauf kann dann aufgebaut werden. Anwendungen die das Arbeitsleben erleichtern werden so schnell erstellt und eingeführt. So kommt Schwung in die Digitalisierung.

Wenn wir genug kleine Schritte gehen kommen wir irgendwann an den Punkt, an dem wir eine umfassende digitale Arbeitsumgebung geschaffen haben. Wir sind dann endlich das Papier auf unseren Schreibtischen losgeworden. Und wir müssen noch nicht einmal zwischen verschiedenen Programmen hin und her klicken – denn der Digital Workplace bietet den Mitarbeiten alle Informationen und Prozesse in einem übersichtlichen persönlichen Dashboard.

Der digitale Arbeitsplatz macht es dadurch auch viel einfacher von unterwegs oder im Home-Office zu arbeiten. Und die Kommunikation mit Kollegen? Klappt trotzdem bestens: wir arbeiten in virtuellen Projektgruppen zusammen. Per Social Collaboration tauschen wir Wissen aus und erarbeiten gemeinsam Lösungen. Die Kollegen können ein Büro weiter oder auf einem anderen Kontinent sitzen: Der Digital Workplace bringt sie zusammen. So ist der Arbeitsplatz nicht länger ein Ort – er ist einfach da, wo wir produktiv sind.

Digital Workplace – der Versuch einer Definition

Um noch einmal den Bogen zur Definition des Digital Workplace von Axel Oppermann zu spannen: Er sieht den Digital Workplace als Summe von Dienstleistungen, Fähigkeiten und Business-IT. Was bei seiner Definition verwundert: der Mensch steht für Ihn nicht zwangsläufig im Zentrum. Ich würde die Definition dahingegen von der anderen Seite angehen:

Der Mensch steht im Mittelpunkt. Es geht darum, zu verstehen, wie wir besser und leichter (zusammen) arbeiten und Informationen austauschen. Der Digital Workplace ist dann die technische Konsequenz dieser Überlegungen: er erfüllt einzig die Aufgabe, die Menschen bestmöglich bei der Arbeit zu unterstützen.

Egal, ob er aus vielen verschiedenen Systemen zusammengesetzt wird oder auf einer speziellen Digital Workplace Software aufbaut: Die Grundanforderungen an einen digitalen Arbeitsplatz sind:

  • flexibel anpassbar
  • mobil verfügbar
  • sicher erreichbar
  • komfortabel bedienbar

Mark Twain sagte einmal scherzhaft: “I love Progress, but I hate Change!” Wandel können wir jedoch nicht aufhalten. Und die Angst davor ist unangebracht – es geht vielmehr darum, ihn bewusst und sinnvoll zu nutzen.

Auf was kommt es beim Digital Workplace für euch an? Und wie steht es damit in eurem Unternehmen? Wir freuen uns auf eure Kommentare!

2017-04-03T15:26:15+00:00

About the Author:

Christoph Herzog betreibt den Blog www.arbeitsplatz40.de seit Januar 2016. Der Literatur- und Kulturwissenschaftler interessiert sich für die Berührungspunkte von (Arbeits-) Kultur und Technologie: Wie verändert die Digitalisierung unsere Art zu arbeiten? Und welche Chancen und Herausforderungen ergeben sich daraus?

2 Comments

  1. Torben Hietel 11. April 2017 at 09:59 - Reply

    Hallo Herr Herzog,

    vielen Dank für diesen Beitrag. Ich begrüße Ihre die Einbindung des Menschen in die Definition von Herrn Oppermann. Der Digital Workplace ist Dreh- und Angelpunkt jeder Digitalisierungsstrategie. Die zentrale Frage ist die Rollenverteilung der Beschäftigten in den Fachbereichen, deren Business-Arbeitsplätze müssen optimal und nach den neuesten Erkenntnissen in Sachen Kommunikation und Collaboration eingerichtet werden. Die Informationsverarbeitung ist eine der größten Herausforderungen für die Unternehmen. Jedes Unternehmen hat Engpässe in den Bereichen Information, Organisation und Prozessmanagement.

    Wir befinden uns in einer rasanten Entwicklung des Wissens in der Themengebiete, wie digitale Transformation, Künstliche Intelligenz, Big Data, Internet of Things oder Industrie 4.0 sich in der Expansionsphase des Lebenszyklus befinden. Durch die Einflüsse relevanter Themen in der Mikro- und Makroumwelt von Unternehmen wirken diese als Katalysatoren negativ wie positiv auf den Unternehmenserfolg. Der Digital Workplace und Intrexx als Tool der Umsetzung bieten hervorragende Möglichkeiten verschiedene Digitalisierungsstrategien zu realisieren. Aus meiner Sicht ist ein Unternehmen nur so gut wie seine Mitarbeiter und das vorhandene Human Kapital. Automatisierungen, Social Collaboration, Data-Management oder Lean Administration helfen dabei den Menschen zu entlasten und Potenziale freizusetzen. Mitarbeiter sollten sich ihre digitalen Arbeitsmittel selbst aussuchen können. Es geht darum digitale Arbeitswelten zu gestalten, in denen sich Menschen entfalten und die höchstmögliche Produktivität erreichen können. Dies kann aber nur durch eine passgenaue Anpassung der Prozesse und Werkzeuge geschehen.

    Die größte Gefahr besteht in der Schaffung von Insellösungen in der IT-Infrastruktur durch den Druck der Digitalisierung. Für die verschiedenen Prozesse (Führung-, Kern- und Unterstützungsprozesse) werden eigene Softwarelösungen implementiert, hinzu kommen eine Vielzahl von immer neuen Apps auf dem Smartphone. Die resultierenden Informationsdefizite und der zusätzliche Verwaltungsaufwand gefährden die Wirtschaftlichkeit.
    Des Weiteren müssen Unternehmen deutlich flexibler werden, um langfristigen Erfolg zu gewährleisten. Zukunftsfähige Unternehmen sind in der Lage ihre Geschäftsmodelle den Trends anzupassen. Intrexx bietet durch Datenintegration (u.a. Schnittstellen, Connectoren) und flexibel anpassbare Prozessmodellierung und Applikationsentwicklung sehr gute Rahmenbedingungen, um die Bedürfnisse aus der digitalen Transformation zu erfüllen. Gerade der Mittelstand kalkuliert nüchtern seine Kaufentscheidungen und lässt sich nicht drängen. Aber KMU‘s müssen reagieren!

    Ein großes Problem ist die Einbindung der Belegschaft in Unternehmen. Das Zitat von Mark Twain zielt u. a. auf den Wunsch nach Beständigkeit der Menschen, aber Veränderung muss gelebt werden, dazu benötigen Unternehmen interne Wertetreiber für die Umsetzung. Es ist nicht einfach und braucht Zeit, konventionelle Geschäftsprozesse, Kulturen und Hierarchien mit einem digitalen Arbeitsplatzkonzept zu vereinbaren. Hier müssen Organisationen eine Lernkurve durchlaufen, und die Unternehmen brauchen dafür ein Change Management.

    Abschließend eine Frage: Mit welcher App haben Sie die Fußball-WM in Deutschland 2006 verfolgt? Mit keiner! Es gab noch keine.

  2. Christoph Herzog 11. April 2017 at 10:40 - Reply

    Vielen Dank Herr Hietel für den tollen und umfassenden Kommentar. Die Frage nach der App zum Fußball-WM in Deutschland ist gut… und sie zeigt, wie schnell sich technologische Entwicklungen durchsetzen – und sogar ganz selbstverständlich werden! Da ist es gut, wenn man als Unternehmen auf eine Software setzt, die mit den Anforderungen wächst und sich leicht anpassen und aktuell halten lässt.

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