Sayonara Papierkrieg – Salut Digitalisierung

Mit europaweit über 11.000 Mitarbeitern ist HECTAS einer der führenden Anbieter für infrastrukturelle Gebäudedienstleistungen. Bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen setzt das Unternehmen auf die Digital Workplace Software Intrexx.

Wieso kompliziert, wenn es auch einfach geht? Wieso den Urlaubsantrag ausdrucken und von verschiedenen Stellen abzeichnen lassen, wenn ein Klick des Vorgesetzten reicht? Und wieso Dokumente in verschiedenen Ablagen suchen, wenn sie auch zentral und übersichtlich verfügbar sein können?

Das waren Fragen, die bei HECTAS zu einem klaren Entschluss führten: „Wir wollten weg vom Papier und unsere Geschäftsprozesse digital abbilden,“ sagt Martina Henke. Durch die Automatisierung von Prozessen sollten Arbeitsabläufe leichter und schneller werden.

Papierlos einfach schneller

HECTAS hatte nie ein Intranet im Einsatz. Das ging lange gut, offenbarte jedoch Potential für Verbesserungen. Daher suchte man nach einer geeigneten Software. Ausschlaggebend für die Wahl war neben der raschen Einführbarkeit die Möglichkeit zu umfangreichen Anpassungen.

Der daraufhin umgesetzte Digital Workplace ist ein voller Erfolg: „Wir sparen Papier, Zeit und vor allem Arbeitsaufwand, der früher für die Suche nach Informationen draufging. Die Anwender sind begeistert darüber, wie schnell unsere Prozesse jetzt laufen,“ resümiert die Projektverantwortliche Martina Henke.

Die Digital Workplace Software Intrexx hilft Firmen, ihre Prozesse zu digitalisieren (Bild: United Planet)

Die Digital Workplace Software Intrexx hilft Firmen, ihre Prozesse zu digitalisieren

Transparenz trifft Prozessgeschwindigkeit

Seit der Digitalisierung bestimmter Abläufe sind immer da, wo Workflows zum Einsatz kommen, Arbeitserleichterungen zu spüren. Zum Beispiel bei Freigabeprozessen wie Urlaubs- oder Investitionsanträgen. Die Einführung des Portals brachte zwei wesentliche Vorteile: größere Transparenz und eine deutlich höhere Prozessgeschwindigkeit.

„Alles, was früher auf Papier von einem Schreibtisch auf den nächsten gelegt werden musste – und dann auch schon mal ‚verdunstet‘ ist – steht jetzt immer zur Verfügung. Prozesse laufen viel schneller und transparenter ab.“ Dadurch ist auch der Bearbeitungs- und Freigabefortschritt immer nachvollziehbar und nicht im Ablagestapel verborgen.

Immer mehr weniger Papier

Ganz verschwunden ist das Papier noch nicht: „Das papierlose Büro ist ein Ideal, das wir in Zukunft erreichen möchten. Aber bis dahin ist es noch ein weiter Weg. Viele bisher papierbasierte Prozesse haben wir schon digitalisiert und es werden immer mehr“, sagt Frau Henke.

Das System stößt auf begeisterte Resonanz. Nutzte man den Digital Workplace zunächst nur an wenigen Standorten, kamen schon nach kurzer Zeit Anfragen von anderen. Martina Henke kann das nachvollziehen: „Die Kollegen haben sich unser System angeschaut und gedacht ‚So schnell geht das? Super!‘“

Neben der Zentrale in Wuppertal hat HECTAS 40 Niederlassungen in Deutschland, Österreich, Belgien, den Niederlanden, Tschechien und Ungarn. Das Portal ist schon in drei Sprachvarianten auf Deutsch, Englisch und Niederländisch verfügbar.

Flexibel und zukunftssicher

Weitere Prozessverbesserungen stehen schon in den Startlöchern. Die Anregungen dazu kommen vor allem von den Anwendern aus den einzelnen Fachabteilungen. Dank der Anpassbarkeit des Portals können solche Anregungen aufgegriffen und schnell umgesetzt werden. Schließlich passt sich ein guter Digital Workplace an seine Benutzer an – und nicht umgekehrt.

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2017-11-28T11:16:23+00:00

About the Author:

Christoph Herzog betreibt den Blog www.arbeitsplatz40.de seit Januar 2016. Der Literatur- und Kulturwissenschaftler interessiert sich für die Berührungspunkte von (Arbeits-) Kultur und Technologie: Wie verändert die Digitalisierung unsere Art zu arbeiten? Und welche Chancen und Herausforderungen ergeben sich daraus?

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